KTO KARATAY ÜNİVERSİTESİ ÖĞRENCİ TOPLULUKLARI YÖNERGESİ
BİRİNCİ BÖLÜM
Amaç, Kapsam, Dayanak, Tanımlar ve Kuruluş
Amaç
Madde 1: Bu yönerge KTO Karatay Üniversitesi öğrencilerinin birlikte çalışma ortamı içerisinde; kendi öz değerlerimizden kopmadan, akılcı, sorumluluk sahibi, paylaşmayı bilen, kendine güveni olan, özgün ve üretken bireyler olarak yetişmelerine katkıda bulunmak amacıyla onaylanmış faal toplulukların kuruluş, işleyiş ve yapacakları etkinliklere ilişkin usul ve esasları düzenler.
Kapsam
Madde 2: Bu yönerge KTO Karatay Üniversitesi’nde kayıtlı bulunan öğrencilerin oluşturdukları ve oluşturacakları toplulukların kuruluş, işleyiş ve sona ermelerine ilişkin esasları kapsar.
Dayanak
Madde 3: Bu Yönerge, 2547 sayılı Yükseköğretim Kanunu’nun 46. ve 47. maddeleri uyarınca ve 3 Şubat 1984 tarih ve 18301 sayılı Resmî Gazete’de yayımlanarak yürürlüğe giren Yükseköğretim Kurumları, Mediko-Sosyal, Sağlık, Kültür ve Spor İşleri Dairesi Uygulama Yönetmeliği’ne dayanılarak hazırlanmıştır.
Madde 4: Bu yönetmelikte geçen;
 a) Üniversite: KTO Karatay Üniversitesini,
 b) Rektör: KTO Karatay Üniversitesi Rektörünü,
 c) Koordinatörlük: Sağlık, Kültür ve Sportif Aktiviteler Koordinatörlüğünü,
ç) Topluluk: Üniversite Öğrenci Topluluklarını,
 d) Danışman: Öğrenci Topluluk Danışmanını,
 e) Genel Kurul: Öğrenci Topluluğu Genel Kurulunu,
 f) Başkan: Öğrenci Topluluğu Başkanını,
 g) Yönetim Kurulu: Öğrenci Topluluğu Yönetim Kurulunu,
 ğ) Denetleme Kurulu: Öğrenci Topluluğu Denetleme Kurulunu,
ifade eder.

 

İKİNCİ BÖLÜM
Toplulukların Adı ve Amacı, Temel Prensipleri, Kuruluşu, Faaliyetleri, Sosyal Medya Sayfaları ve Topluluk Üyeliği
Topluluğun Adı ve Amacı
Madde 5: Topluluğun adı amacını yansıtacak nitelikte olmalıdır. Aynı birimde aynı isimde ve/veya aynı amaca yönelik birden fazla öğrenci topluluğu kurulamaz. Ayrıca her topluluk esas amaca yönelik faaliyette bulunmak zorundadır. KTO Karatay Üniversitesi ve ilgili fakülte adının topluluk adında yer alması durumunda, topluluğun yaptığı etkinliklerden KTO Karatay Üniversitesi ve ilgili fakülte yasal ve mali olarak sorumlu değildir. Topluluklar faaliyetlerine kuruldukları isimleriyle devam ederler, sonradan topluluk ismi değiştirilemez.
Başvuru ve Kuruluş
Madde 6: Öğrenciler, topluluk kurma işlemleri için başvuru evraklarını Akademik Yıl içinde Güz ve Bahar Dönemleri açılış tarihlerinden itibaren 1 ay içinde Koordinatörlüğe teslim ederler.
Öğrenciler topluluk kuruluşuna ilişkin başvuru dilekçesini (Ek1), en az on dört kişilik kurucu üye bildirim formu ve görev dağılımını (Ek2), danışman kabul formunu (Ek3), topluluğun amacını, etkinlik alanı, çalışma esaslarını, iç işleyişini düzenleyen ve bu yönergeye tam uygunluğunu belirten topluluk tüzüğünü (Ek4), 1 yıllık faaliyet takvimini (Ek5) Koordinatörlüğe sunar.
Rektörlük, kuruluş şartlarının varlığını topluluğun iç tüzüğünü ve yapılacak faaliyetleri inceleyerek topluluğun kuruluşuna ilişkin karar verir.
Topluluk kuruluşunun ardından otuz gün içinde akademik danışman gözetiminde yönetim kurulu olarak ilk genel kurul toplantılarını gerçekleştirir. İlk genel kurul toplantısını gerçekleştirmeyen topluluklar kurulmamış kabul edilir.
Topluluklara Üye Olma Koşulları
Madde 7: Ders kaydını yaptıran her öğrenci topluluklara üye olmaya hak kazanmıştır. Öğrenciler istedikleri topluluğa üye olmakla birlikte birden fazla topluluğa da üye olabilirler. Ancak birden fazla topluluğun yönetim kuruluna dâhil olamazlar ve genel kuruluna katılamazlar.
Üniversite mezunları ve yüksek lisans öğrencileri topluluk yönetim kurulu kararı, Koordinatörlük onayı ile fahri üye olabilirler. Fahri üyeler topluluk organlarında görev alamazlar ve oy kullanamazlar, ancak topluluk etkinliklerinde görev alabilirler.
Her üyenin topluluktan ayrılma hakkı saklıdır. Ayrılma dilekçesinin yönetim kuruluna sunulmasıyla üyelik hakkı düşer.

 

Topluluk İnternet/Sosyal Medya Sayfası
Madde 8: Üniversite internet sayfasında; topluluğun ismi, iletişim bilgileri, sosyal medya adresleri faaliyet kapsamları, amaçları, üyelik koşulları ve topluluk organları açık şekilde belirtilir. Topluluk internet sayfası, sosyal medya sayfaları sorumluluğu topluluğun yönetim kuruluna aittir. Topluluk sosyal medya sayfaları aylık olarak güncellenir.
Faaliyetler/Etkinlikler
Madde 9: Topluluklar her akademik yılbaşında en geç 15 Ekim’e kadar yıllık etkinlik takvimini Koordinatörlüğe bildirir.
Topluluk yapacağı etkinlikler için danışmanın yazılı onayı ve başkanın/yönetim kurulu üyesinin Etkinlik Başvuru Talep Formu ile 15 gün önceden Koordinatörlüğe başvurur.
Madde 10: Şehir dışı toplantı, seminer, sempozyum, kongre vb. katılımları için topluluk danışmanının ve yönetim kurulunun belirleyeceği (yönetim kurulu asil üye sayısı kadar) öğrenci görevlendirilir. Zaruret halinde Rektörlük uygunluğu gözetilir.
Madde 11: Yıllık etkinlik takviminde şehir dışı etkinlikleri (toplantı, seminer, sempozyum, kongre vb.) bulunan topluluklar için her akademik yıl en fazla iki etkinliğe yönetim kurulunun belirleyeceği (yönetim kurulu asil üye sayısı kadar) onay verilir. Zaruret halinde Rektörlük uygunluğu gözetilir.
Madde 12: Her topluluk yapılan etkinlikten sonra 3 iş günü içinde Etkinlik Sonu Raporunu Koordinatörlüğe teslim eder. Etkinlik sonu raporunu teslim etmeyen toplulukların bir sonraki etkinliklerine onay verilmez.

ÜÇÜNCÜ BÖLÜM
Topluluk Organları ve Görevleri
Topluluk Organları
Madde 13: Öğrenci topluluklarının organları şunlardır:

  1. Topluluk Başkanı
  2. Topluluk Danışmanı
  3. Topluluk Genel Kurulu
  4. Topluluk Yönetim Kurulu
  5. Topluluk Denetleme Kurulu

Topluluk Başkanı ve Görevleri
Madde 14: Topluluk başkanı, genel kurul tarafından oy çokluğuyla 2 akademik dönem için seçilir. Görev süresi dolan başkan tekrar aday olup seçilebilir. Topluluk Başkanı yönetim kuruluna başkanlık eder, genel kurul kararlarını Danışmana ve Koordinatörlüğe yazılı olarak bildirir.
Topluluk Danışmanı ve Görevleri
Madde 15: Topluluğun kurucu üyeleri veya yönetim kurulu topluluk çalışmalarına danışmanlık yapması amacıyla üniversitenin öğretim üye ve elemanları veya idari personelleri (birim yöneticileri) arasından bir elemanı Danışman olarak seçer. Uzmanlık gerektiren durumlarda kurum dışından mevcut danışmana ek olarak ilgili sektörden danışman atanabilir-belirlenebilir. Böyle durumlarda her iki danışmanın onayı olmadan etkinliklere izin verilmez.
Topluluğa danışmanlık yapmayı kabul eden öğretim üyesini/elemanını/idari personeli bunu bir onay yazısıyla topluluk kuruluşu için gerekli diğer evraklarla birlikte topluluk başkanı aracılığıyla Koordinatörlüğe bildirir. Rektörlük kabul beyanını inceleyerek ilgili öğretim üyesini/elemanını/idari personeli topluluğa danışman olarak atanması için karar verir. Yapılacak faaliyetler öncelikle Danışmana bildirilir. Bildirilmeyen faaliyetler geçersiz sayılır. Danışman topluluk faaliyetlerinin yeniden düzenlenmesini ya da değiştirilmesini isteme, onay vermeme yetkisine sahiptir.

Genel Kurul ve Görevleri
Madde 16: GenelKurul; topluluğun üst karar organı olup tüm üyelerden oluşur. Yılda en az iki kez olmak üzere akademik yılbaşında ve yılsonunda toplanır. Akademik yılbaşında etkinlik takvimini belirler ve Koordinatörlüğe sunar. Yılsonunda ise topluluğun dönem sonu raporunu, gelir gider çizelgesini ve Denetleme Kurulunun raporlarını inceler, karara bağlar.
Toplantı tarihi ve gündemi üyelere, danışmana ve Koordinatörlüğe en az 15 gün önceden yazılı olarak bildirilir. Toplantıya katılacak üyeler yönetim kurulunca düzenlenmiş listeleri imzalayarak toplantıya katılırlar. Çoğunluğun tutanakta belirlenmesi zorunludur.
Faaliyet raporlarını görüşerek onaylamak, gelecek akademik yıla ait faaliyet planını ve çalışma ilkesini belirlemek, yönetim kurulunun üyelikten çıkartmaya ilişkin taleplerini görüşmek Genel Kurulun görevleri arasındadır.
Seçimli genel kurul yapılarak başkan değişikliği yapılmak istendiği zaman yeni seçilecek başkan mevcut başkan ile aynı düzey sınıf öğrenci olamaz. Görevi devralacak başkan adayının mevcut başkandan daha alt sınıfta olması zorunludur. Aksi takdirde seçim gerçekleşmemiş sayılır.
Üniversitenin son sınıf öğrencileri topluluk kuramaz ve mevcut toplulukların yönetim kurullarında başkan olarak görev alamaz.
Herhangi bir topluluğun başkanlığını yürüten ve son sınıfa gelen öğrenciler ise ilgili akademik yılın Güz Yarıyılı sonuna kadar başkanlığı alt sınıf öğrencilere devretmek zorundadır. Topluluğun mevcut yönetimi Güz Yarıyılı sonuna kadar başkan değişikliğini gerçekleştirmezse Koordinatörlük konuyu Rektörlük onayı ile çözüme kavuşturur.
Yönetim Kurulu
Madde 17: Yönetim Kurulu; Genel Kurul tarafından Genel Kurul üyeleri arasından seçilen 4 asil ve 4 yedek üyeden oluşur. (1 Başkan, 1 Başkan Yardımcısı, 1 Muhasip Üye, 1 Yönetim Kurulu Üyesi). Her dönem en az bir defa toplanır. İlk toplantısında Başkan, Başkan Yardımcısı ve Muhasip Üyeyi seçer.
Kararları oy çokluğuyla alır. Mazeretsiz iki kez Yönetim Kurulu toplantısına katılmayan üyenin Yönetim Kurulu üyeliği kendiliğinden sona erer. Yönetim Kurulu en az üye sayısının salt çoğunluğu ile toplanır. Salt çoğunlukla toplanıldığı zaman karar yeter sayısı yarıdan bir fazladır. Yönetim Kurulu üyesi bir topluluğun yönetiminde bulunabilir ancak başka bir topluluğun üyesi olabilir. Toplantıya Topluluk Başkanının katılmaması durumunda Başkan yardımcısı başkanlık yapar.
Topluluk yönetim kurulu üyelerinin disiplin cezası almamış olmaları şartı aranır.
Yönetim Kurulunun Görevleri
Yönetim kurulu görevleri aşağıdaki gibidir.

  1. Genel kurul toplantılarının gün, saat ve yerini belirlemek,
  2. Topluluğu genel kurula çağırmak,
  3. Genel kurulun yapılmasını sağlamak,
  4. Üye kabul etmek,
  5. Genel kurulun aldığı kararların uygulanmasını sağlamak,
  6. Projeler geliştirmek ve katılımı teşvik etmek,
  7. Topluluk çalışmalarına ilişkin genel kurul üyelerini bilgilendirmek,
  8. Yönetim kurulu karar ve üye defterini tutmak,
  9. Faaliyet raporlarını ve planlarını hazırlamak ve ilgili yerlere ulaşmasını sağlayarak arşiv oluşturmak, 
  10. Topluluk sosyal medya üyeliklerini yönetmek.

 

Denetleme Kurulu ve Görevleri
Madde 18: Denetleme Kurulu; Genel Kurul tarafından yönetim kurulu üyesi olmayan topluluk üyeleri arasından seçilen 3 asil 3 yedek üyeden oluşur. Kendi arasından bir üyeyi başkan seçerler.
Denetleme Kurulu Görevleri

  1. Topluluğun gelir ve giderlerini, tüm nakit ve nakit benzeri mevcutlarını, tutulması zorunlu defterlerini kontrol etmek, demirbaş eşyaların durumunu incelemek.
  2. Yönetim Kurulu çalışmalarını denetleyerek, Genel Kurula ve Koordinatörlüğe sunmak üzere rapor hazırlamak.

DÖRDÜNCÜ BÖLÜM
Toplulukların Disiplin ve Kapatılma İşlemleri
Madde 19: Topluluk etkinlikleri kapsamında topluluk amaçlarına ters düşen ya da Öğrenci Disiplin Yönetmeliğine aykırı davranışlarda bulunan öğrenciler hakkında topluluk danışmanı, Yönetim Kurulu önerisi üzerine Rektörlük makamının onayı ile Öğrenci Disiplin Yönetmeliği uyarınca işlem yapılır.     
Topluluk Yönetim Kurulu üyelerinin disiplin soruşturması geçirip ceza alması halinde Koordinatörlük önerisi ve Rektörlük onayı ile 1 akademik yıl yönetimle ilişiği kesilir.
Topluluk etkinlikleri kapsamında topluluğun bu yönergeye aykırı ve topluluğun kendi tüzüğünde belirtilen kuruluş amaçlarından farklı etkinliklerde bulunduğunun kesinleşmesi durumunda, topluluk Koordinatörlük önerisi ve Rektörlük onayı ile kapatılır.

Madde 20: Bir öğrenim yılında amacına uygun en az üç (ilk dönem 1, ikinci dönem 2) etkinlik yapar. Bir yıl içinde en az iki etkinlik gerçekleştirmemiş olması halinde ve çalışma raporunu (yıllık rapor) en geç 15 Haziran’a kadar ve etkinlik programını her öğrenim yılının ilk ayı sonuna kadar Koordinatörlüğe vermeyen ve topluluk tüzüğünde belirtilen sürede Yönetim Kurulunu seçmeyen topluluk Koordinatörlüğün önerisi ve Rektörlük onayı ile yazılı olarak uyarılır.
Yukarıda adı geçen belgelerin bir sonraki öğrenim yılında da Koordinatörlüğe verilmemesi durumunda topluluk, Koordinatörlüğün önerisi ve Rektörlük onayı ile kapatılır. Gerekli çalışmaları yapmadığı için uyarılan topluluk bir sonraki dönem içinde de çalışma yapmazsa ya da Yönetim Kurulunu seçmezse Koordinatörlük önerisi ve Rektörlük onayı ile kapatılır.
Madde 21: Genel Kurul yılda en az iki kez olmak üzere akademik yılbaşında ve yılsonunda toplanmaz ise Koordinatörlük önerisi ve Rektörlük onayı ile yazılı olarak uyarılır. Bu durum ikinci kez tekrar ederse topluluk, uyarılmaksızın Koordinatörlük önerisi ve Rektörlük onayı ile kapatılır.

Madde 22: Topluluk akademik danışmanının görevinden ayrılması halinde, yeni akademik
danışmanın en geç 1 ay içinde belirlenmesi gerekmektedir. Yeni akademik danışmanın, eski danışmanın ayrılma tarihinden itibaren en geç 1 ay içinde belirlenmemesi durumunda topluluk uyarılır, bu durum uyarıdan sonraki ikinci ayın sonuna kadar devam ederse topluluk, Koordinatörlük önerisi ve Rektörlük onayı ile kapatılır.

Madde 23: Yönetim kurulu ve denetleme kurulu dahil kayıtlı üye sayısı 14’ün altına düşen toplulukların etkinlik yapmalarına izin verilmez.
Madde 24: Topluluklarla ilgili her tür uyuşmazlıklar Sağlık, Kültür ve Sportif Aktiviteler Koordinatörlüğü ve Rektörlükçe karara bağlanır.
Madde 25: Kapatılan topluluklar aynı isim altında 1 yıl süreyle tekrar açılamazlar. Eğer topluluk aynı isimle yeniden açılmak isteniyorsa kapatılan topluluğun yönetim kurulunun görev almaması şartı ile izin verilebilir. Kapatılan topluluğun tüm defter, demirbaşları ve nakdi varlıkları öğrenci topluluklarında kullanılmak üzere Koordinatörlüğe teslim edilir.
Madde 26: Üniversite tarafından feshedilen bir topluluğun, fesih nedenine bakılmaksızın, yönetim kurulu üyeleri iki yıl süreyle herhangi bir topluluğun yönetim kurulunda görev alamaz, bir yıl süreyle genel kurulunda bulunamazlar.
Madde 27: Topluluklar, tüzel kişilik olarak; siyasi parti, dernek, sendika gibi yapılanmaların desteklenmesi amacıyla buralara üye olamaz, bu yerler adına gösteri ve açıklama yapamazlar.
Madde 28: Etkinlik Sonu Raporunu belirtilen süreden sonra getiren topluluğa Koordinatörlükçe uyarı cezası verilir. Aynı uyarıyı 3 defa alan topluluğa dönemsel faaliyet yasağı getirilir.
Madde 29: Bir topluluk her ne sebeple olursa olsun Rektörlük onayı ile yıl içinde iki kere uyarı alırsa tekrar bir uyarı olmaksızın Rektörlük kararı ile kapatılır.

 

BEŞİNCİ BÖLÜM
Gelirler, Giderler, Sponsorluklar ve Tutulması Zorunlu Defterler
Gelirler:
Madde 30: Toplulukların gelirleri şunlardır;

  1. Üyelik aidatları (her akademik yıl için bir defaya mahsus toplanabilir)
  2. Her türlü bağış ve yardımlar
  3. Sponsor desteği (her bir etkinlik için sponsor desteği etkinlik maliyetinin 1/3’ünden az olamaz.) Gelir getirici faaliyetlerden elde edilecek gelirler.

Madde 31: Toplanacak her türlü gelirin belgelenmesi zorunludur. Topluluklar harcamalarını belgelendirmek amacıyla gelir-gider defteri tutmak zorundadır. Akademik yılsonunda faaliyet raporu ile birlikte gelir-gider defterini Koordinatörlüğe teslim ederler. Akademik yıl devam ederken gerektiğinde gelir gider defterinin ibraz edilmesi zorunludur.
Madde 32: Topluluklar gelirlerini öncelikle üye aidatı ve sponsor aracılığıyla karşılamakla yükümlüdür. Ancak etkinlikler için gelirlerin yeterli olmadığı durumlarda KTO Karatay Üniversitesi toplulukların bütçesine etkinlikleri kapsamında, projeler dâhilinde mali destekte bulunabilir.

Giderler:
Madde 33: Öğrenci topluluk faaliyetlerinin yürütülmesi için gerekli olan harcamalar topluluğun elde ettiği gelir ile denk düşmek şartıyla yapılır. Topluluğun yapacağı tüm harcamaların belgelenmesi zorunludur. Tüm harcamalar gelir ve gider durumuna göre topluluk adına topluluk saymanı tarafından tutulacak bir gelir gider defterinde takip edilir.
Sponsorluklar:
Madde 34: Topluluklar etkinliklerine mali kaynak sağlayabilmek amacıyla çeşitli özel ve devlet kamu kurum ve kuruluşlarından her bir etkinlik için etkinlik maliyetinin %25’inden az olmamak kaydıyla sponsorluk desteği alırlar.
Sponsorluk hizmeti almadan önce yapılacak işbirliğinin ve sağlanacak desteğin mahiyeti hakkında Danışmana ve Koordinatörlüğe bilgi verilmelidir.
Sponsorluk alınacak kuruluşların yaptıkları etkinlikler ve tanıtım çalışmaları yönergeye uygun olmalıdır. Sponsorluk anlaşması Üniversiteye yasal ve mali sorumluluk doğurucu nitelikte olamaz. Alkol ve tütün ürünleri üreten ve pazarlayan şirketlerin sponsorluk önerileri kabul edilmez. Sponsor kuruluşlardan alınan mali destek Danışman nezdinde topluluk adına açılacak hesaba yatırılarak takibi yapılır.
Tutulması Zorunlu Defterler:
Madde 35: Tutulması zorunlu defterler aşağıda sıralanmıştır.

  1. Asil Üye kayıt defteri
  2. Gelen Giden evrak defteri
  3. Gelir Gider defteri
  4. Genel Kurul ve Yönetim Kurulu karar defteri
  5. Demirbaş kayıt defteri
  6. Yıllık faaliyet planı defteri

ALTINCI BÖLÜM
Yürürlük ve Yürütme
Mevcut Topluluklar
Madde 36: Bu yönerge hükümleri mevcut topluluklara uygulanır
Madde 37: Bu yönerge mütevelli heyet ve senato tarafından kabul edildikten sonra, yayımı tarihinde yürürlülüğe girer.
Madde 38: Bu yönerge hükümlerini KTO Karatay Üniversitesi Rektörü yürütür.
Madde 39: Bu yönerge kabul edildiği yöntemle değiştirilebilir.